¿Cómo descubrir qué herramientas de IA usan los empleados?

La respuesta corta

Combina fuentes. Ninguna lo ve todo, y cada una cubre el punto ciego de la otra: la identidad muestra lo que se autorizó con la cuenta de la empresa, la red muestra adónde va el tráfico, la estación muestra lo que corre en el equipo, incluso fuera de la oficina, y las finanzas muestran lo que alguien pagó. Preguntar a las personas ayuda a entender el motivo, pero no funciona como método: buena parte de los usos no se declara, no por mala fe, sino porque nadie cree que deba avisar.

Esta guía describe cada fuente, lo que ve y lo que deja pasar, y propone un plan de siete días para llegar al primer inventario real. Si todavía estás en el “¿qué es esto?”, empieza por Qué es Shadow AI.

Las cinco fuentes de datos, lado a lado

1. Identidad: inicio de sesión único y permisos de apps

El proveedor de identidad de la empresa registra qué aplicaciones fueron autorizadas a acceder a la cuenta, y por quién. Es la fuente más barata, porque el dato ya existe, y la que encuentra un tipo específico de uso: la aplicación de IA que pidió acceso al correo, al calendario o a los archivos con el inicio de sesión corporativo. Puede revelar un riesgo alto, porque esos permisos pueden ser amplios.

Qué se escapa: todo lo que la persona usa con una cuenta personal, y las herramientas que no piden inicio de sesión.

2. Red: DNS, proxy, firewall y SSE

Los registros de la red muestran a qué servicios fue el tráfico, en qué volumen y en qué horarios. Es la mejor fuente para dimensionar el uso y para encontrar herramientas que nadie recordó declarar, sin instalar nada en los equipos. Los formatos varían entre firewalls de nueva generación, servicios de borde de acceso seguro (SSE) y plataformas de eventos (SIEM), y el trabajo real está en convertir direcciones en herramientas: un mismo producto usa varios dominios, y un mismo dominio puede alojar varios productos.

Qué se escapa: el trabajo remoto fuera de la VPN, los dispositivos personales y el tráfico cifrado del que solo se ve el destino. La atribución a la persona también suele ser débil.

3. Estación: agente en el equipo

Un agente liviano instalado en las estaciones registra qué se accedió y qué aplicación corrió, en cualquier red, y sabe qué equipo y qué usuario estaban involucrados. Es la fuente más completa para el parque de computadores de la empresa, y la que resuelve el trabajo remoto.

Qué se escapa: equipos sin el agente, como celulares y computadores personales. Y hay una decisión que debe tomarse y comunicarse antes: qué recoge el agente. La diferencia entre registrar que una herramienta se usó y capturar lo que se escribió es grande, y se trata en la sección de privacidad más abajo.

4. Navegador: extensión

Una extensión ve lo que ocurre dentro del navegador, que es donde sucede gran parte del uso de IA generativa, y puede llegar al detalle de lo que se escribe. Ese detalle es justamente lo que la vuelve la fuente más sensible: recoger contenido crea un nuevo repositorio de datos sensibles, con los riesgos que eso trae.

Qué se escapa: aplicaciones de escritorio y navegadores sin la extensión.

5. Finanzas: facturas y reembolsos

Las suscripciones a herramientas de IA pagadas con la tarjeta del empleado y luego reembolsadas aparecen en los gastos, y son la pista más directa de uso recurrente y relevante. La fuente casi no cuesta, porque finanzas ya tiene los datos.

Qué se escapa: todo el uso gratuito, que puede ser la mayor parte y la de menor control.

Lo que todavía se escapa

• IA integrada en software ya aprobado. Suites de productividad, plataformas de atención y editores empezaron a ofrecer funciones de IA dentro del mismo producto. La aprobación original no lo cubría, y el tráfico sale del mismo dominio de siempre.
• Dispositivos y cuentas personales. Ninguna fuente corporativa los cubre por completo; la respuesta es política y capacitación, no solo tecnología.
• Código y claves de API. Los equipos técnicos llaman a los modelos directo desde el código, con claves que no pasan por ningún inicio de sesión. La fuente aquí es el repositorio y la nube, no la red.
• Modelos locales. Un modelo corriendo en la propia máquina no genera tráfico externo. Solo el agente lo ve.

Un plan de siete días

Cómo leer el resultado

El primer inventario tiende a traer tres grupos: herramientas que la empresa ya conocía y aprobó, herramientas que nadie sabía que estaban en uso y que son inofensivas en la práctica, y un grupo pequeño, de uso concentrado, que merece atención inmediata. Sirve menos para encontrar culpables y más para definir prioridades.

Dos distinciones ayudan. La primera es entre uso puntual y recurrente: una única visita a un sitio no es lo mismo que un departamento entero dependiendo de una herramienta. La segunda es el tipo de dato que probablemente entra: el mismo servicio tiene riesgos distintos en marketing y en jurídico. Para clasificar, nuestro catálogo público muestra, por herramienta, el proveedor, el país y el riesgo con el motivo. El paso siguiente, tratar cada desvío, está en la guía sobre los riesgos de la IA en el entorno corporativo.

La conversación con quienes lo usan

Lo que las personas cuentan después del relevamiento vale más que el relevamiento en sí. Algunas preguntas funcionan bien: ¿qué problema intentabas resolver?, ¿qué dato pusiste? y ¿qué le faltó a la herramienta aprobada? El tono importa. Una conversación que empieza por el castigo puede hacer que el uso migre adonde nadie lo ve, y la empresa pierde justamente la visibilidad que acaba de ganar. Ante un uso real y frecuente, suele ser más productivo ofrecer una alternativa aprobada que simplemente prohibir.

Descubrir sin convertirse en vigilancia

En cualquier diseño, informa a las personas con anticipación, define la finalidad por escrito, limita la recolección a lo necesario y valida el arreglo con el área jurídica y con el encargado de datos, a la luz de la LGPD. Tangerin AI hace el descubrimiento por agente en las estaciones o por logs de firewall, SSE y SIEM, y registra qué herramienta se usó, cuándo y en qué estación, sin recoger el contenido de conversaciones, prompts ni archivos. Si quieres medir dónde está tu empresa antes de cualquier proyecto, el diagnóstico gratuito en /diagnostico hace nueve preguntas, sin registro. Si estás comparando proveedores, mira los diez criterios.

Preguntas frecuentes